Outil d'organisation et de communication, Outlook 2010 contribue fortement à notre efficacité individuelle et collective. Pourtant, ce logiciel est souvent mal exploité. En effet, Outlook 2010 recèle de fonctionnalités très utiles et souvent méconnues : gestion automatique des messages, indicateurs, catégories, partage d’agendas, de contacts, … Cette formation vous permet d'acquérir la maîtrise de ces fonctionnalités et vous apporte des solutions pour adapter Outlook 2010 à votre activité et mieux vous organiser.

OBJECTIFS :
Adapter Outlook 2010 à son activité pour gagner du temps et mieux s'organiser.
Optimiser la gestion de ses mails.
Maîtriser l'envoi et la réception des pièces jointes.
Gérer ses contacts, son agenda, ses tâches.
Partager des ressources collectives.

1 Personnaliser Outlook 2010 pour l'adapter à son activité

• Paramétrer les options d'Outlook pour gagner du temps.
• Accéder directement à l'essentiel : personnaliser le ruban, les affichages, les favoris.
• Adapter Outlook à son activité : définir des champs, des catégories, des indicateurs.

2 Traiter un volume important de mails, organiser le classement et l'archivage

• Purger sa boîte de réception en s'appuyant sur la méthode CAP.
• Exploiter les indicateurs de suivi, les conversations et outils de recherche.
• Exploiter les fichiers de données (pst) pour désengorger sa boîte à lettres.
• Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement ses mails.
• Enregistrer des actions rapides pour les manipulations les plus courantes : transfert, classement, modèles, …
• Collecter rapidement une information : les boutons de vote.
• Gérer ses mails pendant son absence.
• Filtrer le courrier indésirable (Spam).
• Paramétrer l'archivage automatique.

3 Maîtriser la gestion de pièces jointes et les liens

• Compresser pour optimiser (zip).
• Protéger ses fichiers (format PDF).
• Adresser des liens hypertextes.

4 Gérer son carnet d'adresses

• Créer ses propres contacts et listes de distribution.
• Regrouper ses contacts par catégorie.
• Échanger des cartes de visite.
• Importer et exporter des contacts.
• Gérer les contacts suggérés et privés.
• Opérer un publipostage.

5 Planifier, organiser et prioriser ses activités

• Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels.
• Planifier les éléments périodiques.
• Attribuer des couleurs pour visualiser la répartition de vos activités.
• Transformer un mail en tâche ou en rendez-vous.
• Organiser et suivre ses tâches.
• Intégrer des rappels automatiques.
• Créer des "pense-bêtes" : les notes.

6 Organiser le travail collaboratif

• Partager des agendas, des contacts.
• Définir les autorisations d'accès.
• Organiser des réunions.
• Déléguer et suivre des tâches.
• Créer un dossier de partage : les dossiers publics.